آیین نگارش مکاتبات اداری
سه شنبه 9 اردیبهشت 1399
    
بازدید: 358
    

آئین نگارش مکاتبات اداری :

تعریف نامه های اداری :

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج از موسسه ، مورد استفاده قرار گیرد ، نامه اداری نامیده می شود.

 

مشخصات نامه های اداری :

ویژگی هایی که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از : شماره ، تاریخ ، عنوان واحد گیرنده ، عنوان واحد فرستنده ، موضوع ، نام و عنوان امضاء کننده نامه و بالاخره امضاء نامه بوسیله شخص ذیصلاح. عدم وجود هر یک از موارد فوق باعث می شود که نامه از جنبه اداری خود خارج شود.

اهمیت و نقش مکاتبات اداری :

انجام دادن کارهای اداری ، ارزیابی واحدها و پرسنل ، انتقال اطلاعات ، ابلاغ دستور ، انتصاب ،راهنمایی آیندگان ، به جریان افتادن امور ، ثبت موارد و جلوگیری از فراموش شدن و رسیدگی به آنها.

اجزاء نامه های اداری :

1- سرلوحه :

سرلوحه نامه های اداری ، قسمتی از نامه است که در بالای کاغذی اداری چاپ می شود که مشتمل بر نام موسسه ،  شماره ، تاریخ و پیوست و احتمالاً آرم موسسه می باشد. طبق استاندارد ، تاریخ ، شماره و پیوست به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ بایستی قرار گیرد و ذکر نام موسسه الزامی می باشد.

2-عنوان گیرنده نامه :

منظور از گیرنده نامه یا مخاطب ، عبارت از شخص ، مقام سازمانی ، سازمان ، موسسه و یا واحد سازمانی است که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده با کلمه " به " مشخص می شو

3-عنوان فرستنده نامه :

فرستنده نامه عبارت است از شخص ، مقام سازمانی ، واحد سازمانی و یا موسسه ای که نامه از طرف او صادر می شود و مشخصه آن " از " می باشد.

4-موضوع نامه :

منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است (مختصر و مفید) که بیانگر محتوای نامه باشد و مشخصه آن " موضوع " می باشد. توصیه می شود که موضوع نامه حتماً در صدر نامه ها قید شود (خصوصاً در نامه های روتین و روزمره) تا رسیدگی، ثبت و توزیع آنها سریعتر انجام شود و مقام ذیصلاح رسیدگی کننده به سرعت بتواند بر روی آنها دستور بدهد.

5-متن نامه :

مطلب یا شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته می شود و در واقع هدف نامه نگاری می باشد.              که می تواند خبری (گزارشی) دستوری و یا درخواستی باشد.

اجزاء متن نامه :

الف) مقدمه : نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند که ممکن است چند کلمه و یا چند سطر را به خود اختصاص دهد . در صورتی که نامه تهیه شده در پاسخ و یا پیرو نامه ای باشد ، در این صورت ذکر شماره ، تاریخ و موضوع مختصر نامه قبلی به عنوان مقدمه نامه جدید محسوب می شود.

ولی در صورتی که نامه بدون سابقه و ابتدا به ساکن نوشته شود ، لازم است که برای روشن شدن موضوع و آماده کردن ذهن مخاطب در پذیرش و دریافت پیام و یا درخواست ، توضیح مختصری قبل از پرداخت به اصل موضوع داده شود که از الفاظ بازگشت ، عطف، پیرو ،  با توجه با عنایت، پیوست  و ... استفاده می شود.

عطف و بازگشت : بازگشت و عطف معادل یکدیکر بوده و در پاسخگویی به نامه با ذکر شماره و تاریخ نامه  دریافت شده استفاده می شود .

پیرو : به منظور یادآوری نامه قبلی در صورت وجود و تسریع در پاسخ به نامه ارسال شده و یا یادآوری مخاطب به موضوع مذاکره یا جلسه  ( با استفاده از لفظ پیرو مذاکره یا جلسه ...)  با ذکر شماره و تاریخ نامه استفاده می شود .

با توجه و با عنایت : معادل یکدیگر بوده و مواقعی استفاده میشود که نویسنده می خواهد توجه مخاطب را به موضوع و یا سابقه قبلی جلب نماید .

در صورت وجود شماره و تاریخ نامه دریافتی و یا شماره و تاریخ سوابق قبلی ، حتما در تهیه متن نامه ها ذکر گردند .

پیوست : اگر در نظر باشد که همراه با نامه ملحقاتی نیز ارسال گردد از لفظ پیوست و یا بپیوست استفاده می شود .

ب ) اصل موضوع :

نامه یکی از مهمترین وسایل ایجاد ارتباط در موسسات و ادارات شناخته شده است. بنابراین بایستی به بهترین وجه ممکن نوشته شود و بهتر است نامه ها ساده و بی تکلف و مختصر و مفید باشند. در غیر اینصورت ممکن است مقام گیرنده بدون آنکه نامه را بخواند روی آن دستور بدهد و یا آن را به معاونین خود ارجاع دهد.

جهت تهیه یک متن مطلوب و موثر که مطالب و محتوای آن مستند ، مستدل و متکی بر قواعد و قوانین و مقررات باشد ، اگر چه نویسنده نامه از اطلاعات ، تجربیات و حافظه خود بهره می جوید ولی معمولاً از مراجعه به منابع مختلف (به ویژه به پرونده های مربوطه) بی نیاز نیست و استفاده از این منابع ، پرونده ها ، سوابق و مطالعه آنها یکی از وظایف اصلی نویسنده نامه می باشد.

 

نتیجه گیری و پایان نامه :

نامه های اداری ممکن است به انحاء گوناگون پایان پذیرند. معمولاً در پایان نامه درخواست و یا دستور نویسنده (امضاء کننده) نامه ذکر می شود. که در هر دو صورت (چه درخواست و چه دستور) بهتر است واضح و روشن باشند و از بکارگیری کلمات چند پهلو و مبهم حتی الامکان خودداری شود.

 

6-مشخصات امضاء کنندگان :

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه را امضاء می کند و منظور از مشخصات امضاء کننده ، نام و نام خانوادگی شخصی که نامه را امضاء می کند و عنوان سازمانی وی می باشد.

گیرندگان رونوشت :

منظور از گیرندگان رونوشت ، شخص ، اشخاص و یا موسساتی می باشند (علاوه بر گیرندگان اصلی) که رونوشت نامه برای آنها ارسال می گردد تا در جریان موضوع قرار بگیرند و یا مواردی را پیگیری نمایند. گیرندگان رونوشت عبارت "رونوشت" مشخص می شوند و در پایین نامه تایپ می شوند . هنگام تهیه پیش نویس نامه ، گیرندگان رونوشت فراموش نشوند تا علاوه بر اینکه کلیه مخاطبین مورد نظر در جریان موضوع قرار گیرند از دوباره کاری ها نیز جلوگیری شود . در رونوشت ها وظیفه هر یک از مخاطبین نیز بوضوح ذکر می شود ، تا هر یک بدون ابهام به انجام وظیفه خود بپردازند .

مشخصات یک نامه مطلوب :

1-رعایت استانداردها

2-انتخاب واژه ها و جملات مطلوب و بجا

3-مشخص بودن هدف

4-قابلیت و صراحت

5-سادگی و روانی

6-رعایت دستور زبان

7-اختصار

8- استفاده از علایم مورد نیاز اعم از کاما ، نقطه و غیره

ذکر این نکته حائز اهمیت است که نامه هایی که جهت اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهیه  می شود به عنوان یک سند از طرف سازمان و یا مقام صادر کننده برای اشخاص ثالث اعم از حقیقی و یا حقوقی ایجاد الزام و تعهد می کند و می تواند برله و یا بر علیه موسسه و یا مقام صادر کننده نامه ، در دادگاه ها مطرح شود ، لذا بایستی در تهیه نامه ها و نگهداری از آنها دقت و اهتمام لازم معمول داشت.

 

 



   نظرات


دیدگاه های ارسال شده توسط شما، پس از تایید مدیر سایت در وب سایت منتشر خواهد شد.
پیام هایی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
پیام هایی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد شد.